Czasami pracodawcy wpadają na taki pomysł: chcę mieć w swoim zespole pracowników o nieposzlakowanej opinii, więc muszę wiedzieć czy byli karani czy nie. Czy jednak w świetle RODO pracodawca może żądać na etapie rekrutacji przedstawienia od każdego kandydata zaświadczenia o niekaralności?
Otóż taki wymóg nie zależy od „widzimisię” pracodawcy. Dane, których można żądać od kandydata do pracy zostały wyraźnie określone w art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy. Są to:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Inne dane można odbierać w oparciu o zgodę pracownika lub gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub obowiązku wynikającego z przepisów prawa. Jeżeli zatem zatrudniamy np. spawacza, co do którego nie ma prawnego wymogu niekaralności, to nie można żądać od kandydata do pracy na tym stanowisku przedstawienia zaświadczenia o niekaralności. Takie działanie było sprzeczne z RODO, a nawet jeśli pracownik przedstawiłby na nasze żądanie takie zaświadczenie, to przetwarzanie danych osobowych w nim zawartych byłoby sprzeczne z zasadą legalności i minimalizacji danych.
Jak wskazano w poradniku „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców” opracowanym przez Urząd Ochrony Danych Osobowych, „zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym, prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w rejestrze, przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej”. Każdorazowo zatem musi istnieć wymóg niekaralności do bycia zatrudnionym na danym stanowisku wynikający z przepisów prawa, który pozwala na skierowanie do kandydata żądania przedstawienia zaświadczenia o niekaralności. Jako przykłady takich zawodów można wymienić:
• nauczycieli (art. 10 ust. 8a ustawy – Karta Nauczyciela),
• straż graniczną (art. 31 ust. 1 ustawy o Straży Granicznej),
• detektywów (art. 29 ust. 2 ustawy o usługach detektywistycznych),
- ochroniarzy (art. 26 ust. 3 pkt 5 ustawy o ochronie osób i mienia).
Nieposzlakowana opinia nie zawsze musi być utożsamiana z niekaralnością. Wszelkie wymogi dotyczące przedstawiania zaświadczeń o niekaralności w sytuacji, gdy nie ma wyraźnej podstawy prawnej żądania takich zaświadczeń są niezgodne z prawem.
