Czy zgoda pracownika załatwia wszystko?

Od kiedy ustawodawca popełnił dostosowanie Kodeksu pracy i innych ustaw do RODO, pracodawcy są w posiadaniu w miarę klarownego katalogu kategorii danych osobowych, których mają obowiązek żądać od pracowników. Inne dane osobowe aniżeli przetwarzane w oparciu o wykonanie obowiązku prawnego, pracodawca może przetwarzać w oparciu o zgodę pracownika. Zgodnie z art. 22(1a) zgoda osoby, która ubiega się o zatrudnienie (kandydata do pracy) lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania innych danych aniżeli wymienionych wprost w Kodeksie pracy. Należy przy tym pamiętać o wyjątkowej regulacji dotyczącej danych szczególnych kategorii, gdyż w tym przypadku pracownik może wyrazić zgodę na przetwarzania takich danych, ale ich przekazanie pracodawcy może nastąpić tylko z inicjatywy pracownika lub kandydata do pracy.

Wszystko wydaje się proste i klarowne, ale czy taka zgoda załatwia absolutnie wszystko? Dla przykładu: pracodawca żąda od pracownika podania jego prywatnego numeru telefonu albo imion rodziców. Podchodząc do problemu bez znajomość RODO, można przyjąć, że skoro mamy zgodę (udzieloną dobrowolnie, świadomie i konkretnie), to do czasu jej wycofania pracodawca może brać od pracownika wszelkie dane, także te szczególnej kategorii, które pracownik przekazał z własnej inicjatywy. I właśnie przy danych szczególnych kategorii – nawet bez znajomości RODO – zapala się czerwona lampka. Czy pracodawcy potrzebne są informacje np. o orientacji seksualnej pracownika albo o jego poglądach politycznych?

Wybierając podstawę przetwarzania danych osobowych  (art. 6, art. 9 i art. 10 RODO), nie można zapominać o zasadach przetwarzania danych znajdujących się w art. 5 RODO. Te zasady stanowią fundament projektowania jakichkolwiek działań związanych z danymi i muszą być uwzględniane również przy opieraniu przetwarzania o zgodę. W art. 5 ust. 1 lit. c RODO przewidziano tzw. zasadę minimalizacji danych. Zgodnie z tym przepisem dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Nie można zatem przetwarzać danych „na zapas” ani więcej niż potrzeba do realizacji celu.

Wracając więc to wyżej przytoczonych przykładów: czy w celu realizacji umowy o pracę pracodawcy potrzebne są informacje o imionach i nazwiskach rodziców? Co do zasady nie (chyba, że w przepisach prawa przewidziano taką ewentualność). Idąc dalej: czy potrzebne są informacje o prywatnym numerze telefonu? Nie, o ile pracownik nie podał go jako danej kontaktowej. Czy potrzebne są dane o orientacji seksualnej pracownika lub o jego poglądach politycznych? Na pewno nie i jeżeli pracownik przekazał takie dane, to nie można ich przetwarzać nawet w oparciu o wyraźną zgodę pracownika. Na straży prawidłowego stosowania zgody stoi bowiem zasada minimalizacji. Jeżeli pracodawca nie potrzebuje jakichś danych osobowych do realizacji umowy o pracę bądź realizacji innych celów związanych ze stosunkiem pracy, to nie może zbierać tych danych. Odmienne działanie stanowiłoby złamanie zasady minimalizacji i z pewnością byłoby podstawą do nałożenia na pracodawcę odpowiednich rygorów, w tym administracyjnej kary pieniężnej.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s