Przetwarzanie danych osobowych osoby przyjmowanej do pracy

Polski ustawodawca, starając się dostosować przepisy prawa pracy do RODO, zakreślił wyraźnie katalog danych osobowych, których pracodawca żąda od kandydata do pracy i pracownika. Cel rekrutacji i przetwarzania danych osobowych kandydata do pracy różni się od celu wykonywania stosunku pracy i przetwarzania danych osobowych pracownika. Niestety ustawodawca wyraźnie zapomniał o „kategorii pośredniej” między kandydatami do pracy a pracownikami czyli o osobach przyjmowanych do pracy.

Kim są te osoby? Kluczem do wyznaczenia poszczególnych etapów od bycia „kandydatem do pracy” aż do stania się pracownikiem są zarówno przepisy Kodeksu pracy jak i ustalenie, kiedy kończy się rekrutacja. Według stanowiska Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, koniec rekrutacji na dane stanowisko następuje w momencie podpisania umowy o pracę z wybranym kandydatem. Takie stanowisko stanowi jednak nadmierne uproszczenie. Nie zawsze podpisanie umowy o pracę gwarantuje nawiązanie stosunku pracy. Ponadto bardzo często – w szczególności przy zawieraniu pierwszej umowy o pracę na okres próby – rekrutacja „odżywa” w sytuacji, gdy kandydat nie sprawdził się jako pracownik i temat poszukiwania osoby na dane stanowisko wraca. Abstrahując jednak o tej tematyki, która obecnie jest bardzo kontrowersyjna i prokuruje wiele dyskusji, nie sposób pominąć faktu, że sam ustawodawca przewiduje trzecią, pośrednią kategorię osób, tj. osoby przyjmowane do pracy – wskazuje na to wprost w art. 229 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Przepis ten przewiduje obowiązek pracodawcy związany z kierowaniem konkretnych kategorii osób na wstępne badania lekarskie. W pierwszej kolejności taką kategorią osób są właśnie osoby przyjmowane do pracy. Taka osoba nie jest już kandydatem do pracy, gdyż została wyłoniona w toku rekrutacji oraz zaakceptowała ofertę pracodawcy, ale nie jest jeszcze pracownikiem, gdyż nie została dopuszczona do pracy, a sam stosunek pracy jeszcze nie został nawiązany.

W tym kontekście nie sposób zapominać o tym, że samo podpisanie umowy o pracę nie oznacza nawiązania stosunku pracy. Zgodnie z art. 26 Kodeksu pracy, stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono – w dniu zawarcia umowy. Strony umowy o pracę mają zatem swobodę w określeniu późniejszej daty nawiązania stosunku pracy aniżeli data zawarcia umowy o pracę i w praktyce takie rozwiązanie jest bardzo często stosowane.

Co zatem z przetwarzaniem danych osobowych osób w tym przejściowym okresie? Przepisy prawa pracy wprost nie przewidują katalogu danych osobowych, które można przetwarzać po zakończeniu rekrutacji a przed nawiązaniem stosunku pracy. W przypadku badań wstępnych należałoby jednak szukać podstawy prawnej w art. 9 ust. 2 lit. b RODO, art. 229 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy oraz w przepisach Rozporządzenia Ministra Zdrowia i opieki społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych dla celów przewidzianych w Kodeksie pracy. Co jednak z innymi danymi np. danymi potrzebnymi do przygotowania stanowiska dla tej osoby czy nawet przygotowania umowy o pracę? Dla przykładu: numer PESEL nie znajduje się w katalogu danych, które można przetwarzać na etapie rekrutacji, ale znajduje się on w katalogu danych pracownika.

Skoro ustawodawca pozostawił wyraźną lukę w przepisach prawa, to administrator nie ma wyjścia, jak tylko poszukiwania innej podstawy prawnej wskazanej w katalogu art. 6 RODO. Jedną z takich podstaw, które można byłoby zastosować w opisanym powyżej przypadku jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przygotowanie projektu umowy o pracę jest działaniem administratora podjętym na żądanie osoby przyjmowanej do pracy przed zawarciem umowy – wypełnia zatem zdecydowanie przesłanki tej podstawy prawnej. Poszukiwanie innej podstawy prawnej np. zgody mogłoby również być uzasadnione, jednak wydaje się nieco trącić sztucznością, a poza tym charakteryzuje się dużym stopniem braku stabilizacji i pewności (zgodę zawsze można wycofać bez negatywnych konsekwencji). O ile w relacjach z kandydatem do pracy i pracownikiem należy głównie opierać się na art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), to w przypadku osoby przyjmowanej do pracy, należy poszukiwać innych rozwiązań, gdyż ustawodawca o tej kategorii osób po prostu zapomniał.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s